Assistant(e) de direction f/h

Présentation de l'AP-HP :
L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr

Le directeur général a engagé une réforme de l'AP-HP (dite "nouvelle AP-HP") qui vise à redonner à l'AP-HP les moyens d'affronter les grands défis de l'avenir dans ses trois principales missions : le soin, l'enseignement et la recherche. Cette réforme conduira notamment à revoir l'organisation et le fonctionnement des différents niveaux de responsabilité de l'AP-HP. Pour la direction générale et ses directions fonctionnelles, il s'agit, tout en réaffirmant le rôle et les missions stratégiques du siège de l'AP-HP, d'engager un mouvement de déconcentration des enjeux et décisions opérationnelles. Cela conduit à redéfinir les missions et la structure du siège, qui doit désormais être resserré sur ses missions stratégiques. Cette fiche de poste s'inscrit dans ce contexte et peut être amenée à évoluer dans ce cadre.

Mission générale :

L'assistant(e) de direction participe au bon fonctionnement administratif et organisationnel du SFACT. Il (elle) accueille les interlocuteurs, gère les appels et les courriels, assure la rédaction et le suivi des documents administratifs. Il (elle) participe à l'organisation des agendas, des réunions, et au classement des dossiers, tout en facilitant la communication et la coordination entre différents interlocuteurs. Il (elle) assure la gestion logistique pour le service. Il (elle) assure également le rôle de référent RH, en appui de l'adjoint du SFACT. Enfin, il (elle) suit l'avancement du plan de contrôle interne pour le SFACT, en lien avec le pôle support.
Missions détaillées :
·         Activités :
·         Gestion de l'agenda : planification et organisation des rendez-vous, réunions et éventuels déplacements de la  directrice et de son adjoint. Programmation des rendez-vous via les secrétariats de direction de l'AP-HP et de la DSFP ;
·         Communication : traitement des correspondances, compte-rendus de réunion, courriels et autres documents administratifs ;
·          Interface avec les partenaires : accueil des visiteurs et gestion de la communication avec les partenaires de la DSFP (accueil physique et téléphonique) ;
·         Gestion des dossiers et des courriers : constitution et mise à jour des dossiers direction, classement, archivage, suivi des documents confidentiels et sensibles traités par la direction ;
·         Référent RH : appui gestion des ressources humaines (Gestime, dossiers - évaluation etc)
liste non exhaustive
Avantages APHP

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE
-Accueil et orientation des personnes
-Élaboration, adaptation et optimisation des planning de travail, rendez-vous, visites
-Identification des informations communicables à autrui au regard du secret professionnel
-Organisation et classement des données, informations, documents de diverses natures
-Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentations, ...)
-Définition/adaptation et utilisation des plans de classement et d'archivage
-Expression orale
CONNAISSANCES ASSOCIEES
-Accueil téléphonique
-Organisation administrative et relations interpersonnelles
-Secrétariat
SAVOIR ETRE
-Organisation dans la réalisation des diverses tâches au quotidien,
-Adaptabilité, réactivité,
-Aisance relationnelle, en communication (orale et écrite)
-Discrétion et respect du secret professionnel
PRE-REQUIS
-Expérience secrétariat, gestion ou autre domaine pertinent au regard du poste proposé
-Usage outils bureautiques