Coordinatrice des assistants(es) médico-administratifs(ves) f/h

Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes : affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.

La coordinatrice des AMA est positionnée en tant que n+1 de l'ensemble des AMA des services suivants :
·       Pitié Salpêtrière : 7 services : Neurochirurgie, chirurgie orthopédique, OPH, ORL, odontologie stomatologie, UCA.
·       Trousseau : 4 services : chirurgie orthopédique de l'enfant, chirurgie plastique, reconstructrice et brûlés, OPH, ORL
·       Tenon : 3 services : chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique, chirurgie ORL, OPH
·       Saint-Antoine : 3 services : Chirurgie orthopédique, stomatologie, ORL/OPH
·       Rothschild : 2 services : Odontologie, CRIC
·       Charles Foix : 1 service : Odontologie
Gestion et animation des ressources humaines :
·       Encadrer / manager les AMA : gestion quotidienne des AMA
·       Assurer le recrutement des AMA : élaboration et publication des offres d'emploi, entretiens de recrutement, sélection des candidats
·       Gestion des ressources humaines : anticipation des départs, prévisions de recrutement, gestion des compétences des AMA (ex : tutorat, formation...)
·       Accueil des nouveaux arrivants AMA : demandes des habilitations aux applications métier, vérification des équipements disponibles, présentation du service et des personnels, informations générales, formations, livret d'accueil...
·       Réaliser les entretiens professionnels annuels : prises de rdvs, mise en place d'objectifs, recensement des besoins en formation...
·       Participer au plan de formation annuel, en lien avec le service formation continue du GH
·       Organiser les plannings : planification des congés, gestion des absences, saisie dans GESTIME

Coordination des secrétariats médicaux :
·       Coordonner : mise en oeuvre des organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux (analyser, proposer, organiser ou réorganiser la répartition des ressources et des moyens humains et matériels)
·       Animer : organiser et animer des réunions et groupes de travail, informer et communiquer sur les projets institutionnels, retours d'expérience, bonnes pratiques...

Piloter, animer, communiquer et motiver une équipe
Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
Mettre en oeuvre des changements organisationnels
Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine de compétences
Management
Conduite de projet / conduite du changement
Techniques de secrétariat médical
Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
Communication / relations interpersonnelles
Outils d'évaluation de la charge de travail
Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels institutionnels, etc.)
Maîtrise de la bureautique sous Windows (Excel, PowerPoint et Word)
Droit de la santé dans son domaine d'activité
Gestion administrative
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Qualités requises :
Leadership
Communication, relations interpersonnelles
Capacités d'adaptation et d'écoute
Aptitude à travailler en équipe
Sens de l'organisation, efficacité, esprit d'initiative
Rigueur, conscience professionnelle et discrétion
Assiduité, ponctualité