Préparer une réunion d'équipe

Réunir son équipe autour d'une thématique permet la performance et la cohésion. Bien préparée et animée, la réunion rend possible la communication avec les collaborateurs et permet de les impliquer. Cette réunion est l’occasion d’un moment de partage productif, au cours duquel chacun se sent acteur.

Pour qu’une réunion aboutisse à des résultats concrets, il faut respecter quelques étapes :

1. Préparation de la réunion.

Avant tout, posez-vous la question de l’utilité de cette réunion. Est-elle vraiment nécessaire ? Parler individuellement ou de manière informelle aux personnes concernées ne suffit-il pas ? Une fois ces réponses obtenues, vous pouvez passer à la suite.

Il vous faut définir une fréquence des réunions, sauf si ces dernières sont ponctuelles. Définir le moment de cette réunion : à quelle heure ? combien de temps ? Les réunions récurrentes doivent être fixées et avoir une durée déterminée, afin de mettre les participants en confiance et assurer une stabilité. Par la suite, il sera nécessaire d’identifier un lieu fixe.

Une fois le cadre posé, vous allez devoir fixer l’ordre du jour et inviter les personnes directement concernées. Les participants doivent connaître l’ordre du jour avant la réunion. Pour cela envoyez un mail ou communiquez-le de vive voix.

2. Animer une réunion

Une fois tout le monde installé, énoncez l’objet de cette réunion. Rappelez à vos collaborateurs sa durée et distribuez les supports. Attention, n’abusez pas de ces derniers. S’ils sont surchargés, vos collaborateurs seront perdus et moins enclins à vous écouter.

Pour rendre une réunion dynamique, vous pouvez faire participer les différents membres en demandant leurs avis et idées. Regardez tous vos collaborateurs, ayez une écoute active, rebondissez sur les sujets qu’ils abordent. La réunion sera plus vivante ainsi. Attention, ne mobilisez pas la parole.

Méfiez-vous toutefois à l’heure qui tourne. Il est important de surveiller la durée des échanges tout au long de la présentation. Un dépassement peut entraîner un manque d’attention.

N’oubliez pas le plus important : réaliser un compte rendu de cette réunion. Désignez une personne qui devra, tout au long de la réunion, noter tous les points clés, les objectifs et les idées. Ce document sera à transmettre aux participants dans les plus brefs délais.

3. Conclure la réunion

La réunion est finie, vous avez abordé tous les sujets. Ne clôturez pas la réunion sans vous assurer que tous les sujets ont étés compris de tous.

Certaines réunions nécessitent de mettre en place un plan d’action : Définir quoi, quand, qui, où, comment.

Veillez à ce que cet outil soit clair et en cohérence avec ce qui s’est dit lors de la réunion. Une fois élaboré, il doit être transmis à l’ensemble des collaborateurs.

 

 

 

 

 

3470 vues totales, 3 aujourd'hui