Les différents profils d’un(e) gestionnaire de micro-crèche

Article rédigé par Sandrine Ramaciotti, gestionnaire de 3 micro-crèches à Lyon durant 11 ans, fondatrice de MC Consult Crèche, accompagnement à la création et la gestion de micro-crèches indépendantes, nous partage son expérience.

Lorsque l’on crée une micro-crèche, deux types de gestionnaires sont possibles : Celles et ceux qui ont un diplôme petite enfance et celles et ceux qui n’en ont pas.  Alors quel est le meilleur choix à faire ?

À la différence d’un(e) gestionnaire diplômé(e) petite enfance, le(la) gestionnaire non diplômé(e), ne pourra pas travailler en section. C’est pourquoi il est important de bien préparer les orientations de sa future micro-crèche.

Le(la) gestionnaire non diplômé(e) :

• Ses missions, ses obligations.

Ça y est, vos décisions à la fois de ne pas faire partie de l’équipe encadrante et de ne pas obtenir un diplôme conférant le droit d’être auprès des enfants ont été prises. Toutefois, il n’en reste pas moins que vous serez la cheffe de cette petite entreprise à caractère social et qui vous distingue de toutes les autres entreprises, car vous allez travailler dans l’humain, même si vous ne faites pas partie de l’équipe terrain.

Le fait d’être simplement le gestionnaire n’en est pas moins enrichissant voire valorisant. Votre rôle ne sera pas différent d’un(e) gestionnaire diplômé(e) il sera moins chargé en terme de travail puisque vous n’aurez pas à faire partie de l’équipe encadrante.

Les missions et obligations du (de la) dirigeant(e) :

En tant que dirigeant(e), vous avez certaines missions à respecter. La toute première sera d’assurer la pérennité financière de votre micro-crèche en générant des inscriptions suffisantes pour subvenir aux charges de la micro-crèche.

Pour cela, vous allez devoir travailler votre communication. Aujourd’hui les réseaux sociaux offrent un potentiel non négligeable, faciles et dès la création de votre projet.

Mais le fait que votre crèche tourne bien, n’est pas la seule mission que confère votre statut, car même si vous n’êtes pas sur le terrain, vous avez les responsabilités de coordonner votre équipe en termes d’élaboration de planning, et d’encadrement. Vous devez rester vigilante sur ce dernier point, parce qu’ici une bonne communication sera nécessaire. 

En effet, l’équipe est le moteur de l’accueil des enfants et de leurs familles, et si votre taux d’encadrement n’est pas respecté, vous serez contrainte de refuser des enfants et donc de décevoir des familles.

J’en viens donc à la réputation de la micro-crèche, car oui, vous allez être le porte-parole de votre micro-crèche et c’est donc vous que l’on viendra accuser si les choses ne se passent pas comme vous le souhaitez. Je ne le dirais jamais assez, le bon fonctionnement de la structure dépendra de la réputation que vous vous ferez auprès : 

• Des familles : car grâce à elles, vous aurez de nouvelles familles à accueillir – Le bouche-à-oreille est la meilleure publicité.

 

• Des professionnels (les) : Car c’est grâce à votre management que vous allez avoir une équipe solide donc moins de turn-over. N’oubliez pas que c’est grâce à votre équipe que la structure tourne et qu’une équipe stable contribue à une bonne réputation.

 

Vos autres missions : 

•  Si vous faites appel à un cabinet comptable, il vous faudra régulièrement lui transmettre les factures clients et fournisseurs pour qu’il puisse saisir ces données pour votre bilan annuel.

 

• Vous serez en charge d’élaborer les factures parents et ici, il sera essentiel pour vous que vous ayez ou pas de logiciel petite enfance, de suivre les absences, les heures supplémentaires des enfants…

 

• …Et vous assurer des paiements des parents afin qu’ils ne tardent pas trop. Pour rappel, afin que les parents reçoivent le CMG structure, ils ont l’obligation d’avoir payé la facture avant que vous ne fassiez la télédéclaration à la CAF.

 

• Vous devrez payer les factures fournisseurs : Alors, si pour certains, comme le loyer, l’EDF ou encore l’eau, le prélèvement sera de mise, pour d’autres, comme les fournisseurs de repas, des commandes ponctuelles, cela sera plus difficile. Alors soyez rigoureux dans le paiement de toutes vos factures fournisseurs pour éviter tous ennuis futurs.

 

• Il faudra transmettre également au comptable (s’il a en charge le social de votre entreprise), les consignes de paie afin qu’il élabore les fiches de paie des salariés – Il est donc important pour vous de suivre les arrêts maladies, les heures supplémentaires, les récupérations afin d’éviter toutes erreurs.

 

• En tant que gestionnaire, vous serez en droit de faire la gestion des inscriptions, en effet, cette mission est essentielle au bon suivi de votre chiffre d’affaires et donc de votre rentabilité, car il va permettre de combiner des contrats de façon à optimiser votre planning enfants et donc de faire évoluer votre chiffre d’affaires.

 

• Si l’équipe est la première à faire face au mécontentement des familles et donc aux conflits que certaines situations peuvent provoquer, le rôle du (de la) chef(fe) d’entreprise vous oblige à prendre le relais, afin de soulager votre équipe.

 

• Être chef(fe) d’entreprise donc gestionnaire de micro-crèche, oblige également à être au fait avec les lois et la réglementation, ainsi l’obligation de respecter le droit du travail dans toute sa globalité (santé en entreprise, respect des délais de prévenance en cas de licenciement, respect du délai de prévenance en cas de changement de planning, affichage obligatoire …), sans compter la réglementation qui régit les MC.

 

• Vous aurez la charge de la rédaction du Document Unique, le fameux document qui prévient des dangers professionnels liés au métier exercé. Pour info, vous pouvez vous faire aider par la médecine du travail pour la rédaction de ce document, c’est gratuit, car c’est un service inclus dans l’abonnement annuel.

 

• La relation avec les familles : N’étant pas sur le terrain, il sera important de garder une relation avec les familles qui intégreront la structure. Ainsi, vous pourrez prendre en charge les renseignements demandés par les futurs nouveaux parents pour les inscriptions, la rédaction des devis et des contrats, mais aussi lors de la visite d’inscription.

 

• Il y a encore beaucoup de missions et d’obligations que les gestionnaires peuvent prendre à leur charge, donc si vous voulez un conseil, n’hésitez pas à demander à votre expert-comptable ou même à déléguer certaines tâches comme la visite de structure ou les commandes ponctuelles à l’équipe si elle est d’accord. 

 

Bref, vous l’aurez compris, votre rôle sera purement administratif, mais pour qu’il ne soit pas inquisiteur ou redondant, pensez à toujours inclure votre équipe dans vos choix et décisions.

 L’option d’être gestionnaire non diplômé(e) doit être bien réfléchi. En effet, ce statut vous obligera à recruter du personnel qualifié dans l’accueil des enfants ce qui représente un budget important. Vous ne pourrez peut-être pas vous rémunérer dans les premiers temps et donc attendre une trésorerie suffisante pour cela

Vous pouvez palier à cela soit : 

• Garder un emploi salarié le temps de pouvoir vous rémunérer.
• Si vous êtes au chômage, il sera peut-être possible de bénéficier des aides de pôle emploi à la création d’entreprise. Pour cela, rapprochez-vous directement de votre conseiller pôle emploi pour vous renseigner.

Le (la) gestionnaire ayant un diplôme en petite enfance :

Le (la) gestionnaire EJE ou tous displômes de l'article R2324-34 ou R2324-35 du CSP :

Si vous avez un de ces diplômes, vous pourrez non seulement être gestionnaire, mais aussi référente technique, et être également sur le terrain. Cela est un réel avantage financier, car il va permettre non seulement de pourvoir vous dégager un salaire dès l’ouverture de votre micro-crèche (Car oui, on fait de belles économies en étant sur le terrain !) mais également d’avoir une vision globale de votre structure petite enfance en termes de gestion, de pédagogie, mais aussi de cohésion d’équipe.

Mais attention, en plus de votre charge de travail de gestionnaire comme nous l’avons vu précédemment, il faudra aussi ajouter vos missions de référente technique : 

• Gestion d’équipe
• Conduire des réunions
• Assurer la bonne mise en pratique du projet d’établissement et son évolution
• Conduire des projets
• Mettre en place une pratique professionnelle bienveillante
• Assurer le suivi et le développement des enfants
• Assurer le suivi pédagogique et les dossiers des enfants
• Mettre en place des actions éducatives en lien avec le projet d’établissement
• Bref, tout ce que votre diplôme d’EJE vous confère.

 

En faisant partie de l’équipe d’encadrement, vous aurez aussi une vision du terrain qui vous permettra de résoudre les conflits, s’ils se présentaient, plus rapidement.

Attention néanmoins de ne pas confondre votre rôle de RT et de gestionnaire, ce sont bien deux postes distincts donc il faudra veiller à ce que les 7 h de détachement soient consacrées à la référence technique et non pas à l’administration d’entreprise même si parfois, on peut confondre les deux.

Même si avoir ces 3 casquettes peuvent être avantageuses sur un plan financier, mais aussi pour avoir une vision globale de la structure, avoir les casquettes de chef(fe) d’entreprise, de référent(e) technique et d’encadrement enfant demanderont beaucoup de temps et d’énergie. Alors, réfléchissez bien à ce que vous souhaitez réellement. Je vous conseille vraiment de prendre le temps de cette réflexion, car il sera important de vous préserver aussi.

Le (la) Gestionnaire ayant un diplôme de catégorie 3 (anciennement V, CAP, BEP ...) dans la petite enfance :

En tant que gestionnaire ayant une qualification ou un certificat vous permettant d’exercer en établissement d’accueil du jeune enfant, vous pourrez faire partie intégrante de l’équipe encadrante. Au même titre que si vous aviez été RT de la structure et vous économiserez ainsi un salaire, vous pourrez normalement vous rémunérer dès l’ouverture de la structure pour la mission de terrain.

Les tâches qui incomberont, en plus de celles de chef(fe) d’entreprise, seront vos missions liées à l’accueil des enfants et de leurs familles.

Bien souvent, en micro-crèche, le personnel est multi-tâches et donc très polyvalent, il conviendra donc au même titre que le reste de l’équipe de faire : 

• Les accueils
• Les transmissions
• Les repas
• Les changes
• La surveillance des siestes
• Les activités avec les enfants
• L’observation des enfants
• La mise en place de projet
• Le ménage quotidien 
• En gros suivre la fiche de poste que vous aurez élaboré pour votre personnel

 

En bref ....

Les deux grandes différences entre un(e) gestionnaire non diplômé(e) et un diplômé seront : 

• La rémunération : Dans la première option, il faudra attendre pour se verser un salaire, dans le deuxième cas, il sera normalement possible de se rémunérer tout de suite.
• Le temps : Car oui, être simple gestionnaire (surtout pour une seule MC) n’est pas un travail à temps plein, en revanche si vous avez la possibilité d’être dans l’encadrement enfants, les heures dédiées à la gestion d’entreprise ne devront pas être effectuées pendant vos heures de présence auprès des enfants donc on peut dire que vous aurez deux jobs à gérer.

 

Maintenant à vous de faire vos choix, en fonction de votre urgence de ressources financières, mais aussi savoir si vous vous sentez capable de cumuler plusieurs fonctions.

J’espère que cet article vous aura aidé à voir plus clair entre les différents types de gestionnaires.

Sandrine

Gestionnaire de 3 micro-crèche durant 11 ans

Fondatrice de MC Consult Crèche – Accompagnement ç la création de Micro-crèche dans toute la France.

Web : www.mcconsultcreche.fr

Mail : mcconsultcreche@gmail.com

IG : @mcconsult_creche

FB : Mc Consult Crèche

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